Regulamin pracy Komisji ds. Etyki oraz procedowania skarg i odwołań w Polskim Stowarzyszeniu Neuro-Lingwistycznej Psychoterapii

I. Postanowienia ogólne

Procedura procedowania zgłaszanych skarg obejmuje trzy główne etapy:
- procedurę przygotowawczą,
- etap rozpatrywania skargi,
- procedurę odwoławczą.
Procedurą przygotowawczą i rozpatrywania skargi (pkt 1a oraz pkt 1b) zajmuje się Komisja ds. Etyki PSNLPt. Procedurą odwoławczą (pkt1c) zajmuje się Komisja ds. Odwołań, powoływana każdorazowo z pośród członków PSNLPt, którzy nie są członkami obecnego Zarządu, Komisji Rewizyjnej ani Komisji ds. Etyki, przez Zarząd PSNLPt.
Zgodnie z uprawnieniami Komisji ds. Etyki zapisanymi w statucie PSNLPt (patrz § 51. statutu PSNLPt), rozpatrywanie skarg obejmuje wyłącznie zakres naruszeń Kodeksu Etyki, natomiast nie dotyczy skarg dotyczących spraw finansowych, prawnych lub kwestii statutowych.
Skargi powinny być składane w możliwie najkrótszym czasie od zdarzenia będącego ich powodem.
W przypadku, gdy od czasu popełnienia czynu upłynęły 3 lata, Komisja ds. Etyki ogranicza swoje czynności do poinformowania strony składającej skargę o przysługujących jej środkach ochrony prawnej.
W szczególnie poważnych sytuacjach nadużyć seksualnych lub związanych z zależnościami zawodowymi sprawy będą rozpatrywane w okresie do 7 lat po zdarzeniu.
Skarżony, w momencie domniemanego naruszenia przez niego Kodeksu Etyki, musi być członkiem PSNLPt.
Członek PSNLPt, na którego została złożona skarga nie może zrezygnować z członkostwa lub zostać usunięty w czasie trwania procesu rozpatrywania skargi lub odwołania.
Do pracy w Komisji ds.Etyki oraz Komisji ds Odwołań, rozpatrującej daną sprawę, nie może być powołana osoba, jeżeli:
- Sprawa dotyczy jej bezpośrednio,
- jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym jednej ze stron,
- pomiędzy nią, a którąś ze stron zachodzi stosunek zawodowy lub osobisty wpływający na jej bezstronność.
Wyłączenie członka Komisji z rozpatrywania sprawy może nastąpić na jego własne żądanie, na wniosek innego członka Komisji lub którejś ze stron. W takim wypadku Zarząd, na wniosek przewodniczącego Komisji ds. Etyki, powołuje dodatkową osobę do pracy przy danej skardze, tak, aby liczba osób pracujących przy danej skardze wynosiła 3 (zgodnie z § 29. Statutu PSNLPt dotyczącym liczebności Komisji ds. Etyki).
Po zamknięciu sprawy przez Komisję ds. Etyki lub Komisję ds. Odwołań dokumenty ze sprawy zostają zarchiwizowane na okres dwóch lat licząc od dnia ostatecznego zakończenia sprawy w ramach procedury objętej niniejszym dokumentem, po którym to okresie zostają protokolarnie zniszczone.

II. Przebieg procedury przygotowawczej

Po wpłynięciu sprawy Przewodniczący Komisji ds. Etyki lub wyznaczony przez niego członek Komisji ds. Etyki dokonuje, w terminie 30 dni, wstępnej oceny skargi pod względem spełniania wymogów formalnych.
Skarga powinna zostać wniesiona na piśmie na adres mailowy etyka@psnlpt.org i zawierać:
- dane osoby zgłaszającej skargę, w tym jej imię, nazwisko, datę urodzenia (wskazanie czy sprawa dotyczy dziecka czy osoby pełnoletniej), adres do kontaktu,
- imię i nazwisko skarżonego,
- rodzaj naruszenia Kodeksu Etyki,
- uzasadnienie skargi,
- przedstawienie dowodów.
W razie stwierdzenia braków formalnych Przewodniczący Komisji ds. Etyki lub wyznaczona przez niego osoba, wzywa stronę zgłaszającą skargę, do usunięcia wskazanych braków formalnych w terminie 14 dni od otrzymania wezwania od przedstawiciela Komisji ds. Etyki. W przypadku nieusunięcia przez stronę zgłaszającą skargę braków formalnych, Przewodniczący Komisji ds. Etyki pozostawia sprawę bez rozpoznania, informując o tym stronę zgłaszającą skargę.
W przypadku przyjęcia sprawy, Przewodniczący Komisji ds. Etyki przedstawia zgłoszoną sprawę pozostałym członkom Komisji i kontaktuje się stroną zgłaszającą skargę, w ciągu 30 dni, w celu omówienia dostępnych rozwiązań i sposobów postępowania.
Przewodniczący Komisji ds. Etyki i jej Członkowie w pierwszej kolejności zachęcają osobę wnoszącą skargę, by przystąpiła do dialogu mającego na celu znalezienie ugodowego rozwiązania danej sytuacji.
W ramach tego etapu możliwe jest zorganizowanie przez Komisję ds. Etyki mediacji pomiędzy stronami w celu znalezienia rozwiązania.
W przypadku, gdy mediacje zostaną odrzucone lub też nie doprowadzą do ugodowego rozwiązania, strona zgłaszająca może żądać rozpoznania zgłoszonej skargi przez Komisję ds. Etyki.
Przewodniczący Komisji ds. Etyki rejestruje skargę, informuje o przyjęciu skargi Zarząd PSNLPt i Skarżonego oraz potwierdza jej przyjęcie Skarżącemu.

III. Etap rozpatrywania skargi

W przypadku, gdy skarga zostaje przyjęta, jej kopia jest przesyłana listem poleconym lub mailem do Skarżonego – będącego Członkiem PSNLPt. Skarżony wobec którego wniesiona jest skarga przesyła do Przewodniczącego Komisji ds. Etyki pisemną odpowiedź listem poleconym/ mailem w terminie do 30 dni od odebrania listu poleconego/maila z pisemną skargą. Skarżony może przywołać dowody na poparcie swych twierdzeń.
Przewodniczący Komisji ds. Retyki zwołuje w ciągu 30 dni posiedzenie Komisji ds. Etyki w składzie co najmniej 3-osobowym, na którym rozpatruje się wniesioną skargę wraz z odpowiedzią Skarżonego oraz może zaproponować termin spotkania arbitrażowego z udziałem stron.
W przypadku zaproponowania spotkania arbitrażowego odbędzie się ono, nie później niż w ciągu 30 dni od daty posiedzenia Komisji, na którym skarga była rozpatrywana.
Spotkanie arbitrażowe odbywa się w wyznaczonym przez Przewodniczącego Komisji ds. etyki terminie i miejscu lub online.
Komisja ds. Etyki informuje obie Strony o szczegółach spotkania arbitrażowego, na które zaproszone zostają obie Strony.
Jeżeli któraś ze stron nie będzie uczestniczyć w spotkaniu arbitrażowym, nie wstrzymuje to biegu postępowania. Strony mogą korzystać z udziału pełnomocnika, któremu pełnomocnictwo powinno zostać udzielona na piśmie i dotyczyć konkretnej sprawy.
Obie strony zobowiązane są do dostarczenia ewentualnej dokumentacji uzupełniającej dotyczącej sprawy na ręce Komisji ds. Etyki najpóźniej na 14 dni przed spotkaniem arbitrażowym.
Spotkanie arbitrażowe jest protokołowane. Spotkanie arbitrażowe nie jest jawne dla osób spoza Komisji lub nie będących stronami lub pełnomocnikami stron.
Decyzję rozstrzygającą Komisja ds. Etyki podejmuje na odrębnym, niejawnym posiedzeniu, po całościowym przeanalizowaniu przedstawionego materiału dowodowego i wysłuchaniu stron, o ile strony skorzystały z zaproszenia na spotkanie arbitrażowe, nie później niż po 30 dniach od posiedzenia. Decyzja rozstrzygająca jest przesyłana listem poleconym/mailem do każdej Strony oraz przekazywana do Zarządu PSNLPt.
W uzasadnionych przypadkach Przewodniczący Komisji ds. Etyki może przedłużyć okres wydania decyzji rozstrzygającej o dalsze 30 dni, po uprzednim poinformowaniu Stron.
Z posiedzenia Komisji ds. Etyki sporządza się protokół, który podpisują członkowie Komisji obecni na spotkaniu.
Komisja ds. Etyki przesyła Zarządowi PSNLPt oraz Stronom pisemne sprawozdanie z postępowania.
Sprawozdanie Komisji ds. Etyki wyjaśnia naturę skargi, stosowane procedury oraz wynik postępowania dla obu Stron.
Postępowanie Komisji ds. Etyki może się zakończyć w następujący sposób:
- skarga zostaje oddalona jako bezzasadna,
- następuje umorzenie postępowania, gdyż skarga została wycofana przez skarżącego,
- skarga jest uznana za słuszną całkowicie lub częściowo.
Jeżeli skarga jest uznana za słuszną, sprawozdanie będzie zawierało szczegółowe orzeczenie, na temat tego, które z naruszeń Kodeksu Etyki miały miejsce. Dodatkowo w takim przypadku Komisja nakłada na Skarżonego obowiązek rekompensaty dla Skarżącego opłaty uiszczonej od skargi, na zasadach określonych w pkt 39. i 40.
Komisja ds. Etyki może wobec skarżonego:
- zobowiązać do odbycia dodatkowej superwizji,
- zalecić przeprowadzenie weryfikacji praktyki Członka PSNLPt; w takim przypadku Komisja wnioskuje do Zarządu PSNLPt o wyznaczenie osoby, która posiada certyfikat superwizora wydany przez polskie lub zagraniczne stowarzyszenie zrzeszające psychoterapeutów, mającej przeprowadzić ww weryfikację,
- wydać oficjalne ostrzeżenie i nakaz powzięcia zobowiązania do zaprzestania określonego postępowania w pracy psychoterapeutycznej,
- wnioskować do Zarządu PSNLPt o usunięcie z listy członków Stowarzyszenia (§ 16. statutu PSNLPt).
Komisja ds. Etyki określa ramy czasowe, w których działania opisane w punkcie 37, mają być nałożone oraz monitoruje przebieg tego procesu.
Strona wnosząca skargę może zwrócić się do Komisji ds. Etyki PSNLPt o ponowne rozpatrzenie tej samej sprawy, o ile zaistnieją nowe okoliczności mające wpływ na daną sprawę.

IV. Procedura Odwoławcza

Skarżony oraz Skarżący mogą odwołać się od decyzji Komisji ds. Etyki.
Decyzja o skierowaniu odwołania powinna być przesłana w ciągu 30 dni po otrzymaniu decyzji , w formie pisemnej listem poleconym do Zarządu PSNLPt, który powoła Członków Komisji ds. Odwołań.
Wnoszący odwołanie musi przedstawić jasne i przekonujące uzasadnienie swojej opinii spełniające jedno lub oba z następujących warunków:
- wynik postępowania jest nieadekwatny do sytuacji,
- doszło do odstępstw od obowiązujących procedur postępowania ze skargami w stopniu świadczącym o uprzedzeniu wobec strony.
Wniosek o odwołanie od decyzji Komisji ds. Etyki jest rozpatrywany przez Komisję ds. Odwołań, której zadaniem jest określenie, czy odwołanie jest zasadne.
Komisja ds. Odwołań składa się z co najmniej trzech członków, w składzie: Przewodniczący i Członkowie Komisji.
Przewodniczący Komisji ds. Odwołań może powoływać do składu rozpatrującego sprawę inne osoby, które uzna za pomocne w rozstrzygnięciu odwołania.
Przewodniczący Komisji ds. Odwołań ma 30 dni na przyjęcie lub odmowę przyjęcia odwołania. O decyzji informuje obie strony i Przewodniczącego Komisji ds. Etyki.
Całkowita dokumentacja dostępna podczas procesu rozpatrywania skargi zostaje udostępniona Komisji ds. Odwołań.
Komisja bierze pod uwagę tylko dokumentację już istniejącą w PSNLPt, żaden dodatkowy materiał nie może być przedstawiony przez którąkolwiek ze stron.
Przewodniczący Komisji ds. Odwołań zwołuje posiedzenie Komisji w terminie 30 dni od dnia przyjęcia odwołania.
W uzasadnionych przypadkach Przewodniczący Komisji ds. Odwołań może przedłużyć ten okres o dalsze 30 dni, po uprzednim poinformowaniu Stron.
W posiedzeniach Komisji ds. Odwołań mają prawo uczestniczyć z głosem doradczym inne osoby zaproszone przez Komisję. Osoby te muszą spełniać warunki określone w 9 niniejszej procedury.
Decyzje Komisji ds. Odwołań zapadają w formie uchwał podejmowanych zwykłą większością głosów osób uczestniczących w posiedzeniu. Uchwała może:
- oddalić odwołanie jako w całości bezzasadne,
- uwzględnić odwołanie w części, a w pozostałym zakresie oddalić,
- uwzględnić odwołanie w całości.
Decyzja Komisji ds. Odwołań jest przekazana w formie podpisanego dokumentu, w ciągu 30 dni od posiedzenia Zarządowi PSNLPt, Komisji ds. Etyki oraz stronom – w sposób zaakceptowany przez daną stronę, w tym mailem, o ile strona wyraziła na to uprzednią, wyraźną zgodę.
Uchwała podjęta przez Komisję ds. Odwołań jest ostateczna i wiążąca dla wszystkich Stron oraz nie przysługuje od niej żaden środek zaskarżenia.
Proces odwołania podlega opłacie w wysokości 500 zł.
Opłata powinna być wniesiona z góry, na konto PSNLPt podane na stronie internetowej, przez stronę odwołującą się. Potwierdzenie wniesienia opłaty powinno być załączone do składanego wniosku.
Jeżeli odwołanie zostanie uwzględnione choćby w części wówczas strona, która wniosła takie odwołanie, otrzyma zwrot poniesionej opłaty, którą poniosła, aby zainicjować postępowanie odwoławcze.

V. Postanowienia końcowe

Tracą moc wszelkie dotychczasowe procedury i regulaminy dotyczące spraw uregulowanych w niniejszej procedurze.
Przyjęcie zmiany postanowień niniejszej procedury następuje w formie uchwały Zarządu PSNLPt.
Procedura wchodzi w życie z dniem 16.10.2022